Privacy Statement / Privacyverklaring – Corpexser B.V.
Jan 21, 2025
Part A – Privacy Statement (English)
Corpexser B.V. processes personal data only for clearly defined purposes, on a valid legal basis, and for no longer than necessary. This statement explains what we process, why, with whom we share it and which rights you have. The English version prevails over the Dutch translation.
1. Who we are
Corpexser B.V. ("Corpexser", "we", "us") is the controller for the processing described in this statement.
Company
Corpexser B.V.
Address
Dibbetsstraat 105, 2518 PR The Hague, the Netherlands
Chamber of Commerce no.
98201131
Privacy contact
Website
We have not appointed a Data Protection Officer, as this is not required for our organisation under Article 37 GDPR. All privacy matters are handled directly by our managing director.
2. Whose data we process
This statement applies to everyone whose personal data we process in the course of our business, including:
prospective, current and former clients, and their directors, shareholders, representatives and contact persons;
ultimate beneficial owners (UBOs) and politically exposed persons (PEPs) connected to our clients;
counterparties of our clients and their advisers, directors and representatives;
notaries, tax advisers and other professionals we work with;
visitors of our website and people who contact us.
If you provide us with personal data of another person (for example a co-director or UBO), please share this statement with that person.
3. What we process, why, and on which legal basis
Purpose
Personal data
Legal basis (GDPR)
Responding to enquiries and the introductory meeting
Name, contact details, company details, content of your message
Art. 6(1)(b) – steps prior to a contract; art. 6(1)(f) – legitimate interest in responding to business enquiries
Client acceptance and customer due diligence (KYC)
Name, date and place of birth, nationality, residential address, copy of identity document, UBO and ownership structure, PEP status, sanctions screening results, source of funds and wealth, tax residence
Art. 6(1)(c) – legal obligation under the Dutch Anti-Money Laundering and Anti-Terrorist Financing Act (Wwft)
Providing our services: legal advice, drafting agreements, share transfers, board changes, KvK and UBO registrations, coordination with notaries and other specialists
Identification and contact details, role in the company, shareholding, signatures, correspondence, information in documents relevant to the matter
Art. 6(1)(b) – performance of the contract with our client; art. 6(1)(f) – legitimate interest for persons who are not our client (e.g. directors, counterparties)
Invoicing and financial administration
Name, billing address, company details, bank account number, payment details
Art. 6(1)(b) – performance of the contract; art. 6(1)(c) – statutory bookkeeping and tax retention obligations
Informing existing clients about relevant changes in Dutch law
Name, email address, company
Art. 6(1)(f) – legitimate interest in keeping clients informed; you can unsubscribe in every message
Reporting unusual transactions and responding to lawful requests from authorities
Data collected during due diligence and the engagement
Art. 6(1)(c) – legal obligation (Wwft and other applicable law)
Website operation and analytics
IP address, cookie identifiers, browser and device data, pages visited
Strictly necessary cookies: art. 6(1)(f); analytical cookies: art. 6(1)(a) – your consent via our cookie banner
Handling complaints and establishing, exercising or defending legal claims
All data relevant to the matter
Art. 6(1)(f) – legitimate interest in protecting our legal position
Criminal-law data. Sanctions and PEP screening may reveal information relating to criminal convictions or offences. We process such data only where permitted by Article 10 GDPR and the Dutch GDPR Implementation Act (UAVG), in particular to comply with the Wwft, and we restrict access to it strictly.
Citizen service number (BSN). We do not need the Dutch citizen service number. If you provide a copy of a Dutch identity document, please mask the BSN; if it is visible, we will not use it.
We do not process special categories of personal data (such as health data) unless this is strictly necessary for a specific matter and permitted by law.
4. Where the data comes from
We mainly receive personal data directly from you or from the company you represent. In addition, we may obtain data from public sources such as the Dutch Trade Register (KvK), the UBO register, foreign company registers, sanctions lists and PEP databases (through our screening provider), and from notaries, tax advisers or counterparties involved in your matter.
5. What happens if you do not provide your data
Providing the data required for customer due diligence is a legal requirement under the Wwft. Without it, we cannot accept the engagement, or we must end an existing engagement. Data needed to perform our services is a contractual requirement; without it we cannot (fully) perform the work. Providing data for other purposes, such as receiving legal updates, is voluntary.
6. Who receives your data
We only share personal data when this is necessary for our services, required by law, or based on your instruction:
Independent controllers involved in your matter: civil-law notaries, tax advisers, accountants, translators, banks and counterparties, where needed for your engagement;
Public registers and authorities: the Netherlands Chamber of Commerce (Trade Register and UBO register, usually via the notary), the Tax and Customs Administration, the Financial Intelligence Unit-Netherlands (FIU-Nederland), and our Wwft supervisor;
Service providers acting as our processors, bound by a data processing agreement:
Provider
Service
Location of processing
Google (Google Workspace: Gmail, Drive, Meet)
Email, document storage, video calls
EEA and United States
Google (Google Analytics)
Website analytics (only with consent)
United States
Squarespace
Website hosting, contact form, cookie banner
United States
Tikl
Identity verification, PEP and sanctions screening
As set out in the processing agreement
Jortt
Bookkeeping and invoicing
Netherlands / EEA
Anthropic (Claude, business plan)
AI-assisted drafting and research support
United States
We never sell personal data and never share it for third-party marketing purposes.
7. Transfers outside the European Economic Area
Some of our processors are based in, or process data in, the United States. We only transfer personal data outside the EEA where an adequate level of protection is ensured: through the EU-US Data Privacy Framework where the recipient is certified, or through the European Commission's Standard Contractual Clauses with supplementary measures where necessary.
Because our clients are based outside the Netherlands, we also send documents and correspondence to clients and their advisers abroad. Such transfers are necessary for the performance of the contract with you or at your request (Article 49(1)(b) GDPR). You may request a copy of the safeguards applied via contact@corpexser.nl.
8. How long we keep your data
Data
Retention period
Customer due diligence (Wwft) data, including copies of identity documents and screening results
5 years after the end of the business relationship
Client file (advice, drafts, correspondence)
5 years after completion of the engagement
Financial administration (invoices, payments)
7 years (statutory tax retention period)
Enquiries that did not lead to an engagement
1 year after the last contact
Analytical cookie data
As set out in our cookie banner (maximum 14 months)
We may keep data longer where needed for an ongoing complaint, dispute or legal claim, or where a longer period is required by law. After the retention period, data is securely deleted or anonymised.
9. How we protect your data
We take appropriate technical and organisational measures, including multi-factor authentication on all systems, encryption of data in transit and at rest, access limited to persons who need it for their work, confidentiality obligations for everyone acting on our behalf, and data processing agreements with all processors. We use a secure method for exchanging identity documents on request.
10. Artificial intelligence and automated decision-making
We may use AI tools under business terms to support research and drafting. AI never replaces professional judgement: all advice and documents are reviewed by our advisers. We do not make decisions based solely on automated processing, including profiling, that produce legal or similarly significant effects for you (Article 22 GDPR). Client acceptance decisions are always taken by a person.
11. Cookies
Our website uses strictly necessary cookies to function, and Google Analytics cookies to understand how the website is used. Analytical cookies are only placed after you give consent via our cookie banner. You can change or withdraw your consent at any time via the cookie settings on our website or by deleting cookies in your browser.
12. Your rights
Under the GDPR you have the right to:
access your personal data and receive a copy;
have inaccurate or incomplete data rectified;
have your data erased, unless we are legally required to keep it;
restrict processing;
object to processing based on our legitimate interest, including receiving legal updates;
data portability for data you provided to us, where processing is based on consent or contract;
withdraw your consent at any time, without affecting the lawfulness of processing before withdrawal.
Send your request to contact@corpexser.nl. We may ask you to verify your identity. We respond within one month; for complex requests this may be extended by two further months, in which case we inform you within the first month. Requests are free of charge unless manifestly unfounded or excessive.
Some rights are limited by law. In particular, under the Wwft we may not inform you about a report to FIU-Nederland or an ongoing investigation, and we cannot delete due diligence data before the statutory retention period ends.
13. Complaints
If you have a concern about how we handle your personal data, please contact us first; we aim to resolve it with you. You also have the right to lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens) or with the supervisory authority in your EU country of residence or work.
14. Changes to this statement
We may update this statement when our services, processors or the law change. The current version is always available on www.corpexser.nl. We will inform existing clients actively of material changes.
Version: 1 January 2025
Deel B – Privacyverklaring (Nederlands)
Corpexser B.V. verwerkt persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doelen, op een geldige grondslag en niet langer dan nodig. Deze verklaring legt uit wat wij verwerken, waarom, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft. Dit is een vertaling; bij verschillen gaat de Engelse versie (Deel A) voor.
1. Wie wij zijn
Corpexser B.V. ("Corpexser", "wij", "ons") is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring.
Onderneming
Corpexser B.V.
Adres
Dibbetsstraat 105, 2518 PR Den Haag
KvK-nummer
98201131
Contact privacy
Website
Wij hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld, omdat dit voor onze organisatie niet verplicht is op grond van artikel 37 AVG. Privacyzaken worden rechtstreeks behandeld door onze bestuurder.
2. Van wie wij gegevens verwerken
Deze verklaring geldt voor iedereen van wie wij in het kader van onze werkzaamheden persoonsgegevens verwerken, waaronder:
potentiële, huidige en voormalige cliënten, en hun bestuurders, aandeelhouders, vertegenwoordigers en contactpersonen;
uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) en politiek prominente personen (PEP's) die aan onze cliënten zijn verbonden;
wederpartijen van onze cliënten en hun adviseurs, bestuurders en vertegenwoordigers;
notarissen, fiscalisten en andere professionals met wie wij samenwerken;
bezoekers van onze website en personen die contact met ons opnemen.
Verstrekt u ons persoonsgegevens van een ander (bijvoorbeeld een medebestuurder of UBO)? Deel deze verklaring dan met die persoon.
3. Wat wij verwerken, waarom en op welke grondslag
Doel
Persoonsgegevens
Grondslag (AVG)
Beantwoorden van vragen en het kennismakingsgesprek
Naam, contactgegevens, bedrijfsgegevens, inhoud van uw bericht
Art. 6 lid 1 sub b – precontractuele maatregelen; art. 6 lid 1 sub f – gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van zakelijke vragen
Cliëntacceptatie en cliëntenonderzoek (KYC)
Naam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, woonadres, kopie identiteitsbewijs, UBO- en eigendomsstructuur, PEP-status, uitkomsten van sanctiescreening, herkomst van middelen en vermogen, fiscale woonplaats
Art. 6 lid 1 sub c – wettelijke verplichting op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)
Uitvoeren van onze dienstverlening: juridisch advies, opstellen van overeenkomsten, aandelenoverdrachten, bestuurswisselingen, KvK- en UBO-registraties, coördinatie met notarissen en andere specialisten
Identificatie- en contactgegevens, rol in de vennootschap, aandelenbezit, handtekeningen, correspondentie, gegevens in voor de zaak relevante documenten
Art. 6 lid 1 sub b – uitvoering van de overeenkomst met onze cliënt; art. 6 lid 1 sub f – gerechtvaardigd belang voor personen die niet onze cliënt zijn (bijv. bestuurders, wederpartijen)
Facturering en financiële administratie
Naam, factuuradres, bedrijfsgegevens, bankrekeningnummer, betaalgegevens
Art. 6 lid 1 sub b – uitvoering van de overeenkomst; art. 6 lid 1 sub c – wettelijke administratie- en fiscale bewaarplicht
Informeren van bestaande cliënten over relevante wetswijzigingen
Naam, e-mailadres, bedrijf
Art. 6 lid 1 sub f – gerechtvaardigd belang bij het informeren van cliënten; afmelden kan in elk bericht
Melden van ongebruikelijke transacties en voldoen aan rechtmatige verzoeken van autoriteiten
Gegevens uit het cliëntenonderzoek en de opdracht
Art. 6 lid 1 sub c – wettelijke verplichting (Wwft en overige wetgeving)
Werking van de website en analyse
IP-adres, cookie-ID's, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina's
Strikt noodzakelijke cookies: art. 6 lid 1 sub f; analytische cookies: art. 6 lid 1 sub a – uw toestemming via de cookiebanner
Afhandelen van klachten en het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen
Alle voor de zaak relevante gegevens
Art. 6 lid 1 sub f – gerechtvaardigd belang bij het beschermen van onze rechtspositie
Strafrechtelijke gegevens. Sanctie- en PEP-screening kan informatie opleveren over strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten. Wij verwerken zulke gegevens alleen voor zover toegestaan op grond van artikel 10 AVG en de Uitvoeringswet AVG (UAVG), in het bijzonder ter naleving van de Wwft, en wij beperken de toegang daartoe strikt.
Burgerservicenummer (BSN). Wij hebben uw BSN niet nodig. Verstrekt u een kopie van een Nederlands identiteitsbewijs, maak het BSN dan onleesbaar; is het toch zichtbaar, dan gebruiken wij het niet.
Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens), tenzij dit voor een specifieke zaak strikt noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.
4. Herkomst van de gegevens
Wij ontvangen persoonsgegevens voornamelijk rechtstreeks van u of van de onderneming die u vertegenwoordigt. Daarnaast kunnen wij gegevens verkrijgen uit openbare bronnen, zoals het Handelsregister van de KvK, het UBO-register, buitenlandse handelsregisters, sanctielijsten en PEP-databanken (via onze screeningsdienstverlener), en van notarissen, fiscalisten of wederpartijen die bij uw zaak betrokken zijn.
5. Gevolgen als u geen gegevens verstrekt
Het verstrekken van gegevens voor het cliëntenonderzoek is een wettelijke verplichting op grond van de Wwft. Zonder deze gegevens kunnen wij de opdracht niet aanvaarden, of moeten wij een lopende opdracht beëindigen. Gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening zijn een contractuele vereiste; zonder deze gegevens kunnen wij de werkzaamheden niet (volledig) uitvoeren. Het verstrekken van gegevens voor andere doelen, zoals het ontvangen van juridische updates, is vrijwillig.
6. Ontvangers van uw gegevens
Wij delen persoonsgegevens alleen als dit nodig is voor onze dienstverlening, wettelijk verplicht is of op uw instructie gebeurt:
Zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken die bij uw zaak betrokken zijn: notarissen, fiscalisten, accountants, vertalers, banken en wederpartijen, voor zover nodig voor uw opdracht;
Openbare registers en overheidsinstanties: de Kamer van Koophandel (Handelsregister en UBO-register, doorgaans via de notaris), de Belastingdienst, de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU-Nederland) en onze Wwft-toezichthouder;
Dienstverleners die als onze verwerker optreden, gebonden aan een verwerkersovereenkomst:
Dienstverlener
Dienst
Locatie van verwerking
Google (Google Workspace: Gmail, Drive, Meet)
E-mail, documentopslag, videobellen
EER en Verenigde Staten
Google (Google Analytics)
Websiteanalyse (alleen met toestemming)
Verenigde Staten
Squarespace
Websitehosting, contactformulier, cookiebanner
Verenigde Staten
Tikl
Identiteitsverificatie, PEP- en sanctiescreening
Zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst
Jortt
Boekhouding en facturatie
Nederland / EER
Anthropic (Claude, zakelijk abonnement)
AI-ondersteuning bij opstellen en onderzoek
Verenigde Staten
Wij verkopen nooit persoonsgegevens en delen deze nooit voor marketingdoeleinden van derden.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Een aantal van onze verwerkers is gevestigd in of verwerkt gegevens in de Verenigde Staten. Wij geven persoonsgegevens alleen door buiten de EER als een passend beschermingsniveau is gewaarborgd: via het EU-US Data Privacy Framework als de ontvanger daarvoor is gecertificeerd, of via de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zo nodig met aanvullende maatregelen.
Omdat onze cliënten buiten Nederland gevestigd zijn, sturen wij ook documenten en correspondentie naar cliënten en hun adviseurs in het buitenland. Die doorgifte is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met u of gebeurt op uw verzoek (artikel 49 lid 1 sub b AVG). U kunt via contact@corpexser.nl een kopie van de toegepaste waarborgen opvragen.
8. Bewaartermijnen
Gegevens
Bewaartermijn
Gegevens uit het cliëntenonderzoek (Wwft), inclusief kopieën van identiteitsbewijzen en screeningsresultaten
5 jaar na het einde van de zakelijke relatie
Cliëntdossier (advies, concepten, correspondentie)
5 jaar na afronding van de opdracht
Financiële administratie (facturen, betalingen)
7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Vragen die niet tot een opdracht hebben geleid
1 jaar na het laatste contact
Gegevens van analytische cookies
Zoals vermeld in de cookiebanner (maximaal 14 maanden)
Wij kunnen gegevens langer bewaren zolang een klacht, geschil of rechtsvordering loopt, of als de wet een langere termijn voorschrijft. Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder tweestapsverificatie op alle systemen, versleuteling van gegevens tijdens verzending en opslag, toegang alleen voor personen die deze voor hun werk nodig hebben, geheimhoudingsplicht voor iedereen die namens ons werkt en verwerkersovereenkomsten met alle verwerkers. Op verzoek gebruiken wij een beveiligde methode voor het uitwisselen van identiteitsdocumenten.
10. Kunstmatige intelligentie en geautomatiseerde besluitvorming
Wij kunnen AI-toepassingen onder zakelijke voorwaarden inzetten ter ondersteuning van onderzoek en het opstellen van stukken. AI vervangt nooit het professionele oordeel: alle adviezen en documenten worden door onze adviseurs beoordeeld. Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor u hebben (artikel 22 AVG). Over cliëntacceptatie beslist altijd een mens.
11. Cookies
Onze website gebruikt strikt noodzakelijke cookies om te functioneren en cookies van Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Analytische cookies worden pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner. U kunt uw toestemming altijd wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website of door cookies in uw browser te verwijderen.
12. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u het recht om:
uw persoonsgegevens in te zien en een kopie te ontvangen;
onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
uw gegevens te laten verwijderen, tenzij wij deze wettelijk moeten bewaren;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, waaronder het ontvangen van juridische updates;
gegevens die u ons heeft verstrekt over te laten dragen, als de verwerking berust op toestemming of een overeenkomst;
uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvoor.
Stuur uw verzoek naar contact@corpexser.nl. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen. Wij reageren binnen één maand; bij complexe verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, waarover wij u binnen de eerste maand informeren. Verzoeken zijn kosteloos, tenzij zij kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.
Sommige rechten zijn wettelijk beperkt. Zo mogen wij u op grond van de Wwft niet informeren over een melding aan FIU-Nederland of een lopend onderzoek, en kunnen wij gegevens uit het cliëntenonderzoek niet verwijderen vóór het einde van de wettelijke bewaartermijn.
13. Klachten
Heeft u een zorg over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op; wij lossen het graag samen met u op. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de toezichthouder in het EU-land waar u woont of werkt.
14. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen als onze dienstverlening, verwerkers of de wet veranderen. De actuele versie staat altijd op www.corpexser.nl. Bestaande cliënten informeren wij actief over wezenlijke wijzigingen.
Versie: 1 januari 2025